Üniversite Personeli İle Öğrencilerine Yemek Hizmeti Verilmesi Faaliyeti – İyi Uygulama Örneği
Üniversitede üç kampüste, personele ve öğrencilere yönelik yemek hizmeti sunulmaktadır. X tarihine kadar manuel olarak uygulanan sistem, bu tarihten sonra Merkez Kampus pilot bölge seçilerek bilgisayar ortamında takip edilmeye başlanmıştır. Pilot uygulamanın başarılı olması üzerine diğer Kampüslerde de yeni sisteme geçilmiştir.
Manuel Olarak Takip Edilen Yemek Sistemi
Manuel olarak takip edilen yemek sistemi şu şekilde işlemektedir:
– İhale suretiyle yemek hizmeti verecek firma seçilmektedir.
– Tespit edilen tarifeler üzerinden yemekhane önlerinde Üniversite personeli tarafından yazarkasa fişi kesilmek suretiyle yemek hizmeti sunulmaktadır.
– Gün sonlarında yazarkasadan Z raporu alınmakta ve elde edilen hasılat bankaya yatırılmaktadır.
– Yine gün sonlarında tahsil edilen tutarı gösteren bir tutanak düzenlenmekte, Z raporları ve banka hesap ekstresi ile birlikte Sağlık Kültür ve Spor (SKS) Daire Başkanlığına gönderilmektedir.
– Yemek bedellerinin fiş karşılığı tahsili, gün sonlarında tahsil edilen paraların bankaya gönderilmesi, Z raporunun alınması, tutanak düzenlenmesi ve belgelerin SKS Daire Başkanlığına gönderilmesi aynı personel tarafından yapılmaktadır.
– SKS Daire Başkanlığı tarafından gönderilen tutanaklara istinaden haftalık dönemler halinde hakediş raporları hazırlanmaktadır.
– Yemek hizmetini vermekle yükümlü firma, hakediş raporlarında gösterilen tutarlar üzerinden fatura düzenlemektedir.
– Üniversite muhasebe birimi, düzenlenen fatura üzerinden ilgili firmaya yemek bedellerini ödemektedir.
Manuel sistemin Üniversite yetkilileri tarafından değerlendirilmesi neticesinde bu sistemde bazı riskler ve sıkıntılar olduğu tespit edilmiş olup, bu risk ve sıkıntılara aşağıda yer verilmiştir.
– Yemek hizmeti karşılığında paraları tahsil eden, bankaya yatıran, tutanağı düzenleyen ve kontrol eden görevlilerin aynı olması usulsüzlük yapılması potansiyelini taşımaktadır.
– Üç ayrı kampüste yemek hizmeti sunulması sebebiyle manuel olarak takip edilen sistemde hatalı işlem yapılması riski yüksektir. Aynı zamanda bu durum işlemler üzerinde yapılacak kontrolleri de güçleştirmektedir.
– Bu sistemde iş yükünün fazla olması sebebiyle daha çok personel görevlendirilmesi gerekmektedir.
– Yemekhane önlerinde yoğunluk yaşanmakta, bu durum hizmetin etkin bir şekilde sunumunu etkilemekte ve hizmetten yararlananların memnuniyetsizliklerine sebep olmaktadır.
– Söz konusu sistem aynı zamanda personel ve/veya öğrencilerin yanında bulunan misafirlerin personel/öğrenci tarifeleri üzerinden yemek yemelerini engelleyememektedir.
Bilgisayar Ortamında Takip Edilen Yemek Sistemi
Yeni sistemin esasını İstanbul Büyükşehir Belediyesinin toplu taşıma araçları için kullandığı AKBİL (Akıllı Bilet) sistemi oluşturmaktadır. AKBİL cihazının içinde değişik manyetik bölümler bulunmakta olup, bu bölümlerden birisi Belediye tarafından Üniversitenin yemek hizmeti için tahsis edilmiştir. Oluşturulan bu bölüme kimlik belgesi ibraz edilmek suretiyle bedeli karşılığı üniversitede kurulan dolum merkezlerinde kontör yüklemesi yapılmaktadır. Yüklenen bu kontörlerin yemek hizmeti dışında kullanılabilmesi veya toplu taşıma araçları için kullanılan kontörlerin yemek hizmeti için kullanılabilmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu sistem şu şekilde çalışmaktadır:
– İhale suretiyle yemek hizmeti verecek firma seçilmektedir.
– Kampüslerde bulunan AKBİL dolum merkezlerinden kontör yüklemesi yapılmaktadır.
– Yemekhane önlerinde kurulan turnike sisteminden AKBİL cihazı kullanılarak geçilmekte ve sunulan yemek hizmetinden faydalanılmaktadır.
– Bir kişinin cihazı aynı anda iki kere turnikede okutması durumunda, ikinci okuma için misafir tarifesi üzerinden ücretlendirme yapılmaktadır.
– Gün sonlarında tahsil edilen ücretlere ilişkin bilgisayar üzeriden rapor alınmakta ve tahsil edilen ücretler bankaya yatırılmaktadır.
– Düzenlenen Rapor ve eki banka hesap ekstresi SKS Daire Başkanlığına gönderilmektedir.
– SKS Daire Başkanlığı tarafından gönderilen tutanaklara istinaden haftalık dönemler halinde hakediş raporları hazırlanmaktadır.
– Yemek hizmetini vermekle yükümlü firma, hakediş raporlarında gösterilen tutarlar üzerinden fatura düzenlemektedir.
– Üniversite muhasebe birimi, düzenlenen fatura üzerinden ilgili firmaya yemek bedellerini ödemektedir.
AKBİL sistemi manuel olarak takip edilen sistemin risk ve sıkıntılarını ortadan kaldırmıştır. Şöyle ki;
– Verilerin bilgisayar ortamında takip edilmesi suiistimalleri asgariye indirecek bir mahiyet taşımaktadır.
– Manuel olarak takip edilen sisteme göre hata yapılması riski düşüktür.
– Sistemi takip ve kontrol etme durumu daha basittir.
– Yemekhane önündeki yığılmalar ortadan kalkmış ve hizmetin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi sağlanmıştır.
– Misafirlerin personel ve öğrenci tarifeleri üzerinden yemek hizmetinden faydalanması engellemiştir.
Ayrıca bu sistem, istatistiki veri toplamaya, dolayısıyla hizmetten yararlanan kişilerin isteklerine uygun yemek hizmeti organize etmeye de imkan verecek bir mahiyet taşımaktadır.
Yukarıda da ifade edildiği gibi X Üniversitesi bünyesinde yürütülen AKBİL sisteminin veya benzer sistemlerin halen manuel olarak yemek hizmetini takip eden kamu idareleri tarafından da kullanılmasının yerinde bir uygulama olacağı, bu sistemin oluşturulmasında, kamu idarelerinin bir kısmında kullanılan manyetik kimlik kartlarının, teknolojik altyapısının müsaade etmesi şartıyla kullanılabileceği ve kurulan bu sistemde, yemek hizmeti bedellerinin izin vermeleri kaydıyla çalışanların maaşlarından kesinti suretiyle tahsil edilebileceği düşünülmektedir.
