KISA BİR BİLGİ
Yeterlik Kriteri Olarak İstenen Numunelerin Değerlendirilmesinde Hatalı Uygulamalar
Uygulamada sıklıkla;
- İdari şartnamelerde öngörülen hükümlerle isteklilerin numune sunmalarının istendiği, ancak bu numunelerin değerlendirme kriterlerine söz konusu şartnamelerde yer verilmediği,
- Numunelerin, ihale komisyonları dışında kurulan komisyon ve/veya kişilerce değerlendirildiği,
- Numune değerlendirme tutanaklarında; uygun olmayan malzemenin teknik şartnamenin hangi kriterini karşılamadığına ilişkin detaylı açıklamalar yapılmadığı, özet açıklamalarla yetinildiği,
görülmektedir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin; “İhale Komisyonunun Kurulması ve Çalışma Esasları” başlıklı 17 nci maddesinde;
“…(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.
…
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz….”
“Tedarik Edilecek Malların Numuneleri, Katalogları, Fotoğrafları İle Teknik Şartnameye Cevapları ve Açıklamaları İçeren Doküman” başlıklı 43 üncü maddesinde;
“ (1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.
(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.…”
düzenlemelerine yer verilmiştir.
Bu hükümlere göre; ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere, ihale komisyonu dışında başka bir komisyon oluşturulmaması, numunelerin değerlendirilmesine ilişkin ayrıntılı belirlemelerin idari şartnamelerde yapılması, numunelerin ihale komisyonunun uzman üyelerince değerlendirilmesi ve bu değerlendirmelerin tutanağa bağlanması, uygun olmayan numunelerin teknik şartnamelerin hangi kriterini karşılamadığının tutanaklarda detaylı bir şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Nitekim konuya ilişkin Kamu İhale Kurulu tarafından verilen kararlarda bu hususlara yer verilmiştir.
26.09.2014 tarihe ve 2014/UM.III-3267 no’lu KİK Kararında;
“… Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden, mal alımı ihalelerinde teklif edilen ürünün Teknik Şartname’ye uygunluğuna ilişkin değerlendirmenin idarelerce sadece “muayene ve kabul” aşamasında yapılabileceği gibi, muayene kabul aşaması ile birlikte “tekliflerin değerlendirilmesi” aşamasında da “numune değerlendirmesi” yoluyla yapılabileceği, ihale dokümanında düzenlenmiş olması koşuluyla bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, değerlendirmenin yapıldığı aşamadan bağımsız olarak teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idarelere ait olduğu belirlenmiştir.
İhale dokümanında yer alan düzenlemeye göre, ihalede teklif edilen malzemelere ait numunelerin tekliflerle birlikte sunulmasının yeterlik kriteri olarak belirlendiği, teklif edilen malzemelerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının sunulan numuneler üzerinden ihale komisyonu tarafından inceleneceği anlaşılmaktadır.
İtirazen şikâyete konu ihalenin 319’uncu kısmı olan “Ven Valfi İğnesiz İkili” kalemi için … A.Ş. tarafından sunulan numunenin Teknik Şartname’nin 5 ve 10’uncu maddelerini karşılamadığı ve …. Ltd. Şti. tarafından sunulan numunenin Teknik Şartname’nin 1’inci maddesini karşılamadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı ihale komisyonu kararında belirtilmiştir.
Bununla birlikte, Kurum’a gönderilen ihale işlem dosyasında “Numune değerlendirme tutanağı/raporu”na rastlanmamıştır. İdare tarafından Kuruma gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan belge ve bilgiler incelendiğinde, numunelerin Teknik Şartname’nin hangi maddelerine uygun olmadığının ihale komisyonu kararında belirtilmekle birlikte yalnızca ilgili maddelere atıf yapıldığı, öte yandan ihale komisyonu kararı dışında ayrıca gerekçeli bir numune değerlendirme tutanağının bulunmadığı belirlenmiştir. Bunun üzerine idare ile yapılan görüşme neticesinde de idarenin ayrıca bir numune değerlendirme tutanağı oluşturmadığı anlaşılmıştır.
Mal alımı ihalelerinde teklif edilen ürünlere ilişkin numunelerin Teknik Şartname’ye uygunluğu noktasında ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından numune değerlendirmesi yapılarak, numune değerlendirme işleminin tutanak altına alınması gerekmekte olup, ayrıca numune değerlendirme tutanağında teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uymayan özelliklerinin de gerekçesiyle birlikte açıkça belirtilmesi suretiyle tutanağın hazırlanması gerektiği sonucuna varılmıştır. Bu itibarla numune değerlendirme tutanağında numunelerin Teknik Şartname’nin anılan maddelerinde istenilen kriterleri hangi yönlerden karşılamadığının belirtilmesi gerekmektedir.”
denilmiştir.
25.07.2014 tarih ve 2014/UM.I-2758 no’lu KİK Kararında da;
“ … İhale komisyonunda ihale konusu işin uzmanı iki üyenin bulunmasının amacı alıma konu ürünlerin Teknik Şartnameye uygunluğunun tespit edilmesine yönelik olduğu, uzman kişilerce yapılan numune değerlendirmesi sonucunda, başvuru sahibi tarafından sunulan cihazın gerekçeleri belirtilmek suretiyle uygun bulunmadığı ve bu nedenle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığının anlaşıldığı, bu durumda İdari Şartname çerçevesinde yapılan numune değerlendirmesi sonucunda başvuru sahibinin sunduğu numunenin uygun bulunmadığı gerekçesiyle idarenin kanundan kaynaklanan yetkileri ve sorumluluğu çerçevesinde başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırılık taşımadığı sonucuna varılmıştır…”
açıklamaları yapılmıştır.
