02.01.2018 Tarihinden itibaren uygulanmaya başlayan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilgi Sistemi bünyesinde 3 ana modül bulundurmaktadır. Bunlar KYS (Kimlik Yönetim Sistemi), MYS (Yeni Harcama Yönetim Sistemi) ve Yeni Muhasebe Sistemi’dir.
Kısaca modülleri özetlemek gerekirse:
– KYS: Kimlik yönetim sisteminde, her muhasebe birimi kapsamında oluşturulan Muhasebe Birim Yetkilisi, Harcama birimlerinde, 5018 sayılı kanunun tanımladığı Harcama Yetkilisine Harcama Birimi Kimlik Yöneticisi rolünü verir. Harcama Birimi Kimlik Yöneticisi de kendi harcama biriminde sırası ile Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi ve Veri Giriş Görevlisi rollerini tanımlar.
– MYS: Kbs sistemi üzerinde HYS modülünde yapılan harcama işlemleri bu modülden yapılmaktadır. Birime ait her tür gider bu modülde yapılacağından çok tartışılan ret ve iade işlemlerinin yapılması gereken modül de burasıdır. Modülde işlem yapmaya yetkili görevliler, Harcama Birimi Kimlik Yöneticisi tarafından tanımlanan memurlardır.
– Yeni Muhasebe: Harcama birimlerinin mali iş ve işlemleri bu modülde yapılacaktır. 2019 Yılında yapılacak olan aktarmaya kadar, bu görevi, Maliye Bakanlığı’nın taşra teşkilatı olan Defterdarlıklar ve Malmüdürlükleri gerçekleştirecektir.
19.02.2018 Tarihinde gerçekleşecek olan toplu geçiş (Hangi bakanlıkların geçeceği yapılan düzenlemeler sebebiyle tam olarak bilinmemekle birlikte Adalet Bakanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Hazine Müsteşarlığı dışındaki bütün bakanlıkların geçeceği düşünülmektedir.) ilk etapta maaş ek ders ve fazla çalışma ücretlerinin ödenmesinde tereddüde neden olmaktadır.
Yeni Muhasebe sistemine geçen kurumlardan edindiğimiz tecrübelere göre 19 Şubat geçişlerinde karşılaşılacak sorunlara ve çözüm yollarına kısaca değinelim.
Öncelikle şu sorulara cevap vermek gerekir;
“Yeni sisteme geçen Kurumlar maaş işlemlerini de yeni sistemden mi yapacaklar?” Bu soruya cevabımız hayır olacaktır. Çünkü yeni sistemde maaş ile ilgili bir modül bulunmamakta ve maaş işlemleri eskiden olduğu gibi KPHYS sistemi üzerinden yapılacaktır.
“Peki 19 şubat sonrası maaş işlemleri açısından ne değişecek ?” Bu soruya da cevabımız sadece muhasebe birimine gönderme aşamasında yer alan roller arttırılmış ve başka hiçbir değişiklik yapılmamıştır.
“Yeni roller nelerdir ve kim tarafından tanımlanacaktır?” Yeni sisteme geçmeyen kurumlarda maaş gönderme işlemi sadece Maaş Mutemedi tarafından yapılırken, yeni sisteme geçen kurumlarda bu role ek olarak sürece gerçekleştirme görevlisi ve Harcama yetkilisi de eklenmiştir. Bu roller saymanlıklarda say2000 role yetkisine sahip olan muhasebe yetkilileri tarafından verilecektir. Sonuç olarak her harcama biriminde maaş işlemini gerçekleştirebilmek için en az 3 yetkili olmak zorundadır.
“En az üç yetkilisi olmayan kurumlar ne yapacaklar?” Bu durum nadir de olsa taşrada karşılaşılan bir durumdur. Genellikle ilçelerde rastlanılan bu durumda ilçe kaymakamı tarafından bu rolleri gerçekleştirebilecek kişilere görevlendirme yapılması ile sorun çözülebilir. Çok mecbur kalınırsa aynı kişiye önce mutemet yetkisi verilip maaş hesaplamasını yapması beklenir, gerçekleştirme görevlisine aktarma yapıldıktan sonra yine aynı kişinin mutemet yetkisi kaldırılarak gerçekleştirme görevlisi yetkisi verilebilir. Burada, sistem aynı kurumda aynı kişiye farklı roller verilmesini kabul etmediği için böyle bir yönteme başvurulması zorunluluğu oluşmuştur.
“Muhasebe Birimine hesaplatılan maaş nasıl gönderilecek?” Burada KPHYS deki yeni maaş sistemini iyi incelemek gerekir. Yalnızca maaş mutemedi rolündeki kullanıcılar harcama birimindeki maaşlarla ilgili bilgi girişlerini yapabilirler. Mutemet maaş bilgi girişlerini yapıp maaşı hesaplatır ve sonraki aşama olan gerçekleştirme görevlisine gönderir. Gerçekleştirme görevlisi de maaşı hesaplatır, onaylar ve Harcama Yetkilisine gönderir. Harcama Yetkilisi de maaşı hesaplatır, onaylar ve muhasebe birimine gönderir. Burada harcama biriminin görevi bitmiş ve hesaplatılan maaş yeni muhasebe sistemine ilgili kurum defterinde işlem yapan muhasebe biriminin sorumluluğuna geçmiştir.
“Muhasebe birimine gönderme işlemi yapıldıktan sonra harcama biriminin görevi tam olarak sona erer mi?” Bu soruya da cevabımız şimdilik hayır olacaktır. Ocak ayı maaşlarında karşılaştığımız sorunlardan biri de, otomatik oluşan banka text bilgisinin yeni sisteme geçen kurumlarda oluşmadığıdır. Bu durumda maaşını hesaplatıp muhasebe birimine gönderen harcama birimi banka text dosyasını da manuel oluşturarak ilgili bankaya göndermek zorundadır. Bu sorunun ileride çözüleceğini umut ediyoruz.
“Muhasebe Birimlerinde bu aşamadan sonra ne yapılacak?” Harcama birimlerinden sorunsuz şekilde gönderilmiş maaş, yeni muhasebe sistemi üzerinde “Ödeme İşlemleri” menüsü üzerinde “Ödeme Kaydı İşlemleri” bölümünde “incelemede” durum koduyla görülecektir. Aynı zamanda yazılı ortamda gelen maaşlar kontrol edilerek bu menü üzerinde inceleme durumunda olan ödemenin karşısındaki kutucuk tıklanır ve üst köşedeki onayla butonuna basılır. Buradaki onaylama işlemi say2000 sistemindeki kabul işlemiyle eş değerdir ve muhasebe personeli tarafından da yapılabilmektedir. Onaylama gerçekleştikten sonra ödeme “onaylandı(imza aşamasında)” durum koduna geçecektir. Buradan sonraki işlemi yapmaya yetkili olan sadece muhasebe yetkilisidir. Muhasebe yetkilisi “Muhasebe İşlemleri” menüsü üzerinde “ön muhasebe” bölümünde sorgulama yaparak ödemeyi bulur ve hizasındaki kutucuğa tıklayıp Yevmiyeleştir butonuna basar. Bu aşamadan sonra ödeme aynı zamanda hazineden talep edilmiş olur ve artık “hazine sürecinde” durum kodu ile izlenmeye devam edilir. Yevmiyeleştirme sonrası maaş içinde yer alan tüm emanetler emanet modülüne dağılır ve burada gönderilmeyi beklerler. Hazine tarafından karşılanan maaş ödemesi ödeme kaydı işlemlerinde “hazine sürecinde(karşılandı)” durum koduna geldiğinde muhasebe yetkilisi Banka talimatı işlemlerine girip sorgular, iletilmedi durum kodunda olan ödemenin hizasındaki kutucuğa tıklayıp sağ üstteki merkez bankasına ilet seçimini yapar ve e-imza ile imzalama suretiyle ödemeyi merkez bankasına göndermiş olur. Süreç burada sona ermiştir, hesap özeti işlemlerinden yapılan ödemenin geri dönüp dönmediği kontrol edilerek ödeme tamamlanmış olur.
