SORU
Muhasebe yetkilisinin ödeme emri belgesi ve eki olan belgelerde yetkililerin imzasını kontrol ederken yetkililerin imzasının şeklen varlığı yeterli midir yoksa imza sirkülerleriyle karşılaştırmalı olarak mı kontrol etmelidir?
EDİTÖR GÖRÜŞÜ
Muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında yapacakları kontrol görevleri 5018 sayılı Kanunun 61 inci maddesinde gösterilmiştir. Buna göre muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde;
- a) Yetkililerin imzasını,
- b) Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını,
- c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
- d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri,
Kontrol etmekle yükümlüdür.
Burada yetkililerden kasıt, harcama sürecinde yer alan ve belgeleri düzenleyen harcama yetkilisi ile gerçekleştirme görevlileridir. Peki, muhasebe yetkilisi söz konusu kişilerin yetkili olup olmadığını aramak zorunda mıdır?
5018 sayılı Kanıunun 31 inci maddesine göre harcama yetkilileri, bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisidir. 1 Seri Nolu Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğin 2.2 başlığına göre, ödenek gönderme belgesiyle ödenek gönderilen merkez dışı birimlerin en üst yöneticisi de harcama yetkilisidir. Yine Tebliğin 4 üncü başlığına göre, merkez teşkilatında harcama yetkisinin devri ve bu yetkinin geri alınması üst yöneticiye, mali hizmetler birimine ve muhasebe yetkilisine; merkez dışı birimlerde ise mali hizmetler birimine ve muhasebe yetkilisine yazılı olarak bildirilecektir.
Bu hükümler harcama yetkililerinin muhasebe yetkilisi bakımından aleniyetini ortaya koymaktadır. Ancak gerçekleştirme belgesi ve eki belgeleri imza eden yetkililerin, muhasebe yetkilisi açısından tam bir aleniyeti mümkün olmamaktadır. Bu bakımdan muhasebe yetkilisi, harcama yetkilileri bakımından imzası bulunan kişilerin harcamaya yetkili kişiler olup olmadığını kontrol edebilecek ancak diğer yetkililer bakımından ise bu mümkün olmayacaktır.
Ancak Tebliğin 3 ve 5. başlıklarında, harcama yetkisinin birleştirilmesi ve vekaleten görevlendirmede muhasebe birimlerine bildirim zorunluluğu getirilmediğinden, harcama yetkilisi bakımında dahi aleniyetin ortadan kalkması söz konusu olabilecektir.
Bu açıklamalardan sonra üyemizin sorduğu imza kontrolünü incelemeye geçebiliriz.
Ödeme emri belgesi “resmi bir belge” olarak muhasebe yetkilisinin önüne ulaşmaktadır. Bu sebeple, muhasebe yetkilisi ilave bir araştırma olmaksızın önündeki resmi belgedeki imzaların sadece varlığını kontrol etme sorumluluğunu taşıyacaktır. Dolayısıyla, muhasebe yetkilisinin resmi görevlilerin imzalarının doğruluğunu ortaya koyacak ilave bir araştırma görev ve sorumluluğu bulunmamaktadır. Nitekim Sayıştay’ın 14.06.2007 tarih ve 5189/1 sayılı Genel Kurul Kararı da sorumluluk bakımından imza eksiklikleri durumunda muhasebe yetkilisinin üstleneceği sorumlulukları değerlendirmiştir.
Öte yandan, idarelerin; iç kontrol kapsamında geliştirdikleri uygulamalar çerçevesinde, harcama sürecinde yetkili ve görevli olanların ve bunların tatbik imzalarının bildirilmesi yönünde uygulamalar geliştirdikleri bilinmektedir. Bu tür uygulamaların, iç kontrolün bir parçası olarak düşünülmesi gerektiği, bildirilen imza ile evrak üzerindeki imzanın kontrol edilmemesi (sahte imza) sebebiyle ortaya çıkan zarardan 5018 sayılı Kanunun 61 inci maddesi ile anılan Sayıştay Genel Kurulu Kararı uyarınca muhasebe yetkililerinin mali açıdan sorumlu tutulamayacakları değerlendirilmektedir. Ancak, söz konusu şekilde belirlenen iç kontrol düzenlemelerine uymayan personelin idari açıdan sorumluğu olduğu düşünülmektedir. .
