Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te avans ve kredilerde bir ay ve üç aylık mahsup süresi öngörülmüştür. Yönetmeliğin Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk başlıklı 11. maddesinde;

Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür. Bakanlık, zorunlu hallerde mahsup süresini ayrıca belirlemeye yetkilidir. Mahsup süresi, avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne, son ayda tekabül eden günün mesai saati bitiminde; sürenin bittiği ayda avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne tekabül eden bir gün yok ise, süre o ayın son gününün mesai saati bitiminde sona erer…

şeklinde düzenlenmiştir. Buna hükme göre; 30 Ekim tarihinde verilen avansın mahsup süresi 30 Kasım mesai saati bitimi olacaktır. Ancak, 31 Ekim tarihinde verilen avansın mahsup süresi de yine 30 Kasım olacağına dikkat edilmelidir.

Ancak, yıl sonuna yakın tarihlerde kullanılan avans ve kredilerde bu süreler Yönetmeliğin Ön ödemelerin yıl sonunda mahsubu başlıklı 13. maddesi ile kısıtlamaktadır. Şöyle ki;

Mutemetler, mali yılın sonunda avanslarda bir aylık, kredilerde üç aylık sürenin dolmasını beklemeksizin, mahsubunu yapmadıkları harcamalara ait belgeleri muhasebe yetkilisine verip, artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdürler. Mali yıl sonuna kadar kapatılmayan veya mahsup döneminde mahsup edileceği idaresince bildirilmeyen ön ödeme tutarı, yıl sonunda mutemet adına ilgili hesaba borç kaydedilerek ön ödeme hesabı kapatılır. Mutemet adına borç kaydedilen tutarlar hakkında muhasebe yönetmeliğinde belirtildiği şekilde işlem yapılır.”

denilmiştir. Görüldüğü üzere 31 Aralık tarihi itibariyle avans ya da kredilere ait mahsup süresi dolmasa dahi her halükarda 31 Aralık mesai saatine kadar mahsup işlemlerinin yaptırılması, artan bir tutar var ise iade edilmesi gerekmektedir. Yine maddede, mali yıl sonu itibariyle kapatılmayan ön ödemenin mutemet adına kişi borcu olarak kaydedileceği belirtilerek cezai sorumlulukla karşılaşılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca yine Yönetmeliğin 11. maddesinde de;

Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır…

denilmek suretiyle ayrıca disiplin yönünden de sorumluluk doğacağı ifade edilmiştir.

Mahsup için belirlenen sürelerin, mali yıl sonu ile kısıtlanması dışında bir diğer kısıtlama ise ön ödeme konusu işin bitimi ile başlamaktadır. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Buna göre; 30 Ekim 2018 tarihinde verilen avansın mahsup süresi 30 Kasım 2018 tarihi olmasına karşın, avans konusu iş örneğin 1 Kasım  2018 tarihinde tamamlanmış ise Harcama Yetkilisi Mutemetinin, 6 Kasım 2018 tarihi mesai saatine kadar mahsup işlemlerini yaparak hesabını kapatması gerekmektedir.

Ayrıca mahsup işlemleri yapılırken aşağıdaki hususlara da dikkat edilmesi gerekmektedir:

1-Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın mahsubunda
kabul edilemez.

2-Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin de, ön ödemenin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir.

3-Ön ödemenin başka mutemede devredilmesi halinde, devralan mutemedin de, hesabını ön ödemenin ilk mutemede yapıldığı tarihten itibaren, yukarıda belirtilen sürelerde muhasebe yetkilisine vermesi zorunludur.