Avrupa Birliği veya Dünya bankası tarafından desteklenen projeler kapsamında Muhasebe ve Malmüdürlüklerinin hesaplarına gönderilen tutarların muhasebeleştirilmesi ve Proje dosyası açılması ve Harcama Birimleri ve Muhasebe/ Mal Müdürlüklerince yapılması gereken işlemler nelerdir.

Öncelikle Projeyi gerekleştiren harcama birimi tarafından Muhasebe/Mal Müdürlüğüne Projenin adı, yürütücü TC kimlik numarası projenin başlangıç ve bitiş tarihleri, projede kullanılacak para birimi gibi bilgilerin olduğu bir üst yazı yazılarak projeyle ilgili bir hesap açılması istenilecektir.

Muhasebe/ Mal Müdürlüğünün Vergi Kimlik numarası kullanılarak açılan bu hesap numarası harcama birimince hibenin sağlanacağı kuruma bildirileceği gibi Muhasebe Birimince de BKMYS Ödeme İşlemleri – Tanımlama İşlemleri, Muhabir Banka İşlemleri menüsünden bankadan alınmış olan hesap numarası  sisteme tanıtılacaktır.

Burada dikkat edilmesi gereken husus Gönderme Emri Hesap kodunun 106, Banka hesap kodunun ise 104.02.01 seçilmesidir.

Daha sonra Ödeme İşlemleri – Proje Doyası İşlemlerinden Proje dosyası açılması gerekmektedir. Yürütücü Tc kimlik numarası, Proje tutarı, projenin adı başlangıç ve bitiş tarihleri bu alana yazılarak kaydedilecektir.

Daha önce açmış olduğumuz hesaba para geldiğinde ise Tahsilat işlemini Tahsilat İşlemleri – Proje Dosyası Tahsilat İşlemleri Menüsünden Sorgula yaparak açmış olduğumuz projeyi ekrana getirip Tahsil Et diyerek

Açılan Menüden

Tahsilat yöntemi Proje Özel hesabı seçilecektir. Burada dikkat edilmesi gereken husus Yabancı para birimi seçildikten sonra tahsilat tarihi olarak paranın bankaya yatmış olduğu tarih seçilip tutar yabancı para cinsinden yazıldığında sistem ilgili tarihteki Merkez Bankası Satış kurunu baz alarak TL’ye çevirme işlemini kendisi yapmaktadır.

Bu işlemler yapılıp kaydedildikten sonra Harcama Birimi MYS sistemi üzerinden Ödeme Emri belgesi hazırlayıp muhasebe birimine gönderecektir.  Ödeme Kaynağı türünü Projeler olarak seçtiğinde bu harcama bütçeyle ilişkilendirilmeyecek Ödeme kaynağı alt türü Dış Kaynaklı Projeler Harcama türü ve alt türü de harcamanın türüne göre seçilecektir. Eğer Avans alınacak ise hesabı olduğu bankada yürütücü adına yabancı para cinsinden bir hesap açılması gerekecektir. Aksi takdirde alınan avans TL olarak hesaba gönderilmektedir.Ödeme emri belgesinin ekindeki Harcama Talimatı Onay belgesine avansın hangi tarihe kadar kapatılacağı da yazılmalıdır.

Harcama biriminin gönderdiği Harcama belgesi Muhasebe Birimi tarafından onaylanmadan önce seçilip Proje Dosyasına Ekle işlemi yapılıp ondan sonra onaylama işlemi yapılacaktır.

Onaylanıp Yevmiyeleştirilen Ödeme Emri Belgesi Ödeme İşlemleri – Banka Talimatı İşlemlerine İletilmedi olarak düşecek ve buradan gönderme emri numarası girilerek Bankaya İlet Yapılacaktır.

Alınan Gönderme Emri Muhasebe Müdürünce kesilen Döviz Gönderme emrine eklenerek bankaya gönderilecektir.

Harcamayla ilgili damga vergisi veya proje yürütücüsünün aldığı ücretten dolayı kesilen gelir vergisi stopajı harcamayla ilişkilendirilmeyerek Muhasebe Biriminin veznesine yatırılması ve dekontunun ödeme belgeleri ekine eklenmesi gerekmektedir.